商务会议活动策划步骤

商务会议策划的步骤包括确定活动主题、拟定活动策划案和具体操作方案、做好会议时间安排、发送会议活动通知、做好现场接待工作、做好现场的环节控制,以及会后的跟踪服务工作。

商务会议对会议各方面的要求很高,其策划的步骤首先要确定活动主题,其次要拟定活动策划案和具体操作方案,再者要做好会议时间安排,第四是发送会议活动通知,第五要做好现场的会议接待工作,第六要做好现场的环节控制,最后还要做会后的跟踪服务工作。

一、确定活动主题

只有明确了会议主题、核心内容,才能够确定有哪些核心人员需要参加,谁来主持,哪位高层“坐阵”。此外,在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。

二、拟定活动策划案和具体操作方案

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理的广告策划公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步。

三、会议时间安排

确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。一般要把前面的时间、进度安排得紧凑一些,保证后面有时间调整和完善。

四、会议通知

发送邀请总比电话通知更礼貌,商务会议邀请函的设计应更加高端化,还应注意在邀请函上核对会议人员的个人信息,以确保信息的正确和完善。

五、会议接待

在正式的商务会议上,应选择有社交能力和礼貌的员工负责接待、登记、帮助和其它职责。当欢迎客人时,必须清楚地为参与者指明方向。为了加快接待速度,可在大型会议入口处设立两个或两个以上的登记区。

六、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的环节,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽,应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案,同时要注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

七、跟踪环节

在会议结束时,与会者还可以咨询和了解会议的经验,这不仅有助于改善会议服务的不足,而且有助于及时发现和修复用户的不满,增进相互理解和联系,为进一步合作打下基础。

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