怎么节省会议活动费用

如何降低会议预算,首先时间就是金钱,会议日期的灵活性可以节约一定费用;其次是坦诚沟通,列出轻重缓急;再者是寻找价值点,寻找酒店的优惠条件;仔细观察会议满意度,选择会议地点要有一定的目的性,按需采购所需物料,重视距离问题,尝试一些打包方案服务,当然,邮轮会议和汇率保障也是很重要的。

任何工作都伴随一定的人力、物力的消耗。随着会议节奏的日益紧密,如何降低会议预算,提高会议效率已成为每个会议人员的工作重心之一,首先时间就是金钱,会议日期的灵活性可以节约一定费用;其次是坦诚沟通,列出轻重缓急;再者是寻找价值点,寻找酒店的优惠条件;仔细观察会议满意度,选择会议地点要有一定的目的性,按需采购所需物料,重视距离问题,尝试一些打包方案服务,当然,邮轮会议和汇率保障也是很重要的。

一、时间就是金钱

如果会议日期的安排具备一定的灵活性,那么十有八九能为你节约费用,考虑好每周和每年中酒店业务的高峰和低谷时期,将酒店需要“疲于应付”的高峰时期找出来。

二、坦诚沟通

要了解对你的会议来说哪些是最重要的,列出轻重缓急,在你的需求建议书中,明确、直接地告知对方你认为最重要的条件,将此条件作为竞标的内容之一。

三、寻找价值点

在经济疲软时期,会议数量锐减,取消会议的情况经常发生,这个时候要寻找酒店的优惠条件,不要害怕询问对方能够提供什么优惠条件。

四、仔细观察会议满意度

仔细观察会议,注意所有不能直接为会议满意度或参会者体验感“加分”的细节支出。还有一个策略:通过提升优胜者的住宿级别或者在会后,增加旅行激励奖的方法,将绩效奖和会议预算结合在一起;

五、选择会议地点要有目的性

会议地点和安排的活动要与公司要实现的目标相匹配。

六、按需采购

在谈判条件时,一些消费品,如会间咖啡和酒吧消费,要按人次计算。还有一个小窍门:酒店一般都有储存道具的房间,问一问道具间里有没有能为你的会议或宴会增加气氛的东西,或许你能廉价或免费使用这些道具。

七、重视距离问题

国内新建酒店和饭店陆续开业的很多,足以让您的会议参与者和奖励旅游参与者满意而归,就近选择避免因倒时差而带来的不适,还能让国内经济活起来。

八、尝试打包方案

有一点很重要,就是要知道哪些服务是包含在打包方案里的,哪些服务是不包含的,为此你自己要亲自去考察酒店。

九、重视邮轮会议

邮轮会议和全服务打包酒店的预算控制方法类似。如果使用美元支付,邮轮会议能让你获得国际旅行的享受,这样的会议带上爱人或其他家属是再合适不过了。

十、汇率保障

提前支付国际会议的保证金能确保预算额不受通货膨胀或货币波动的影响。

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