商务会议活动策划的步骤

商务会议对会议各方面的要求很高,其策划的步骤首先要确定活动主题,其次要拟定活动策划案和具体的操作方案,第三要做好会议时间的安排,同时要做好会议的通知和接待工作,做好现场的控制管理工作,最后还要注意会议结束后的跟踪服务环节。

商务会议是指具有商业性质的大型会议,一般包括企业的新产品宣传、年会和商务宴会,与会者是公司实体或经理的代表。商务会议对会议各方面的要求很高,其策划的步骤首先要确定活动主题,其次要拟定活动策划案和具体的操作方案,第三要做好会议时间的安排,同时要做好会议的通知和接待工作,做好现场的控制管理工作,最后还要注意会议结束后的跟踪服务环节。

一、确定活动主题

只有明确了会议主题、核心内容,才能够确定有哪些核心人员需要参加,谁来主持,哪位高层“坐阵”。此外,在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。

二、拟定活动策划案和具体操作方案

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用,会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理的广告策划公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟,会议人员人手一份。

三、会议时间安排

确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。

四、会议通知

不管会议的性质如何,发送邀请总是比电话通知更礼貌。商务会议邀请函的设计应更加高端化,此外,还应注意在邀请函上核对会议人员的个人信息,以确保信息的正确和完善。

五、会议接待

在正式的商务会议和年度会议上,公司应选择有社交能力和礼貌的员工,负责接待、登记、帮助和其他职责,专业的礼仪团队和会议人员尤为重要,当欢迎客人时,必须清楚地为参与者指明方向。为了加快接待速度,可在大型会议入口处设立两个或两个以上的登记区,并提供门票。

六、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽,应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

七、跟踪环节

在会议结束时,与会者还可以咨询和了解会议的经验,这不仅有助于改善会议服务的不足,而且有助于及时发现和修复用户的不满,增进相互理解和联系,为进一步合作打下基础。

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