通常活动的组织者都会找活动策划公司来进行活动策划和执行，而活动策划公司的服务过程主要包括六个部分，分别是整体的会议活动策划、咨询服务、实地考察、确定会议方案、执行会议活动，以及最后的活动总结。
1、整体的会议活动策划
确定召开会议的核心价值是双方早日沟通的关键要求。活动策划公司将根据企业的会议要求，在标准会议模式下为企业量身定制各种会议环节，包括会议主题的定位、人员的邀请和会议内容的定制、会议流程安排，会议组织和实施计划等
2、咨询服务
在此阶段，会议策划公司将与客户进行初步沟通，并针对客户的利益提出自己的方案，在预算范围内最适宜的会议场地、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、交通流程、接待流程等。
3、实地考察
如果认为在沟通后可以信任此活动策划公司，则可以进入此阶段，会议策划公司会安排委托方或者代表到目的地考察会议策划公司提供（会议酒店其实是由委托方推荐或直接决定）的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等，现阶段，我们将就服务项目、服务程序、推进计划、服务价格等进行深入讨论，大致阐明双方的责任和义务。
4、确定会议方案
这个时间需要的是耐心与细致，会议策划公司会一一推敲设想流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行会议活动
协议的严格和人道执行是双方之间的高度合作。无论方案多么完美，都会存在一定的缺陷。双方都应遵循合作的概念，暂时搁置分歧，并将成功完成活动作为双方的共同目标。在此期间，双方均需口头或书面承诺将原始协议以外的其他服务视为协议的扩展，并由双方的签约人临时确定，允许所有临时交换通过事先协商和事后结算的方式进行。
6、活动总结
以文本和CD-ROM格式整理执行的活动详细信息，将其提交给客户以进行存档，并协助客户总结和评估会议的总体情况。