会议策划公司开展会务工作的步骤

大型会议策划是非常系统、繁杂而重要的项目,会议策划公司接到任务后,要提前对会议的会前、会中、会后进行周密的策划,同时要考虑宣传、布置、设计、物料、邀约,如果有旅游活动还要考虑餐饮、住宿、接送安排等一系列工作,是较为周密的系统工作。

一般企业大型会议活动都会考虑请专业的会议策划公司或者活动策划公司来完成,因为大型会议策划是非常系统、繁杂而重要的项目。会议策划公司接到任务后,要提前对会议的会前、会中、会后进行周密的策划,同时要考虑宣传、布置、设计、物料、邀约,如果有旅游活动还要考虑餐饮、住宿、接送安排等一系列工作,是较为周密的系统工作。

一般在找到合适的合作方后,并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。想要会议能顺利进行,主办方需要深入把握很多细节工作,其开展会务工作的步骤包括以下几点:

1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。

2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,还需要以书面文件或者通知单、邀请函等形式与各单位联系,并取得明确答复。

3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以保障自己的合法权益。

5、主办方必须制定会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。

6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、制作团队、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时询问,落实计划的进度。

7、正式会议开始之前,检查会场灯光、音响、场形、绿化和特殊设备等的布置工作,确保万无一失。

8、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决。

9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算。

11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

12、做好会议期间的协调工作。

13、会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告、备档。

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