一般来说，在找到合适的会议承办人后，并不意味着你作为会议执行人就会无所事事。为了使会议顺利进行，规划院认为主办方需要掌握很多细节：

1、 在会议开始之前，你必须制定一个总体计划，并为会议进程制定一个“时间表”。

2、 如果会议形式严肃，除电话联系外，还需以书面文件或通知、邀请函等形式与各单位联系，并得到明确答复（如需制作特殊书面文件或通知、邀请函，你必须和印刷厂协商）。

3、 会议开始时，我们将参与登记工作，协调工作，分发材料。同时，我们可以结交新朋友，加深与老朋友的关系。如果代表们要付会议费，你必须负责收取会议费。

4、 你必须自己安排会议、演讲和相关报告。如果会议内容不涉及内部机密，也可以通知会议组织者，并要求他们协助制定。

5、 在会议组织者的帮助下，联系酒店、机场、酒店、广告公司、印刷公司、车队等单位，根据“时间表”及时查询并落实时间表。

6、 正式会议前，检查场地布置（灯光、音响、外观、绿化、专用设备等）是否安全。

7、 入住后，将具体人数和房间告知会议主办方，并及时与酒店协商增减房间，避免酒店与您之间产生不必要的麻烦。

8、 一般应通知会议的时间和地点，以确定各单位代表的人数。

9、 制定符合公司和会议总体目标的财务预算。定金一般为预付费用总额的50%，其余部分将在会议结束时结清。