举办庆典活动策划接待方案的步骤

礼仪庆典公司想要举行一次完整而周到的庆典接待会,通常他们必须提前制定接待会方案,包括庆典接待活动的一般内容、接待规格、接待内容、接待日程安排、接待责任和接待经费六个步骤,并结合实际情况,反复进行示范论证。接待方案批准后,即成为庆典接待活动的依据。

礼仪庆典公司想要举行一次完整而周到的庆典接待会,通常他们必须提前制定接待会方案,结合实际情况,并反复进行示范论证。接待方案批准后,即成为庆典接待活动的依据。

1、庆典接待活动的一般内容

接待政策是庆典接待工作的总原则和指导思想。接收方应根据庆典活动的目的和领导机构对接待工作的要求和参加者的具体情况确定。

2、接待规格

接待标准实际上是参与者接受的待遇,反映了主办方对参与者的重视程度和欢迎程度,主要体现在以下几个方面:

① 接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份。这具体可以分为三种情况:一是高规格接待,即主办方出面人员的身份高于参加对象,以体现对庆典活动的重视和对参加对象的尊重;二是对等规格接待,即主办方出面人员的身份与参加对象大体相等;三是低规格接待,即主办方出面的人员的身份比参加对象低。

② 典礼期间,组织者安排宴会、参观、访问、游览和娱乐活动的数量、规模和盛大程度。事件越多,规模越大,场景越丰富,规格越高,反之亦然。

③组织者确定参加者的食宿标准。食宿标准越高,规格越高,反之则越低。接待规范应根据庆典活动的目标、任务、性质和接收政策,并综合考虑诸如身份、地位、参与者的影响以及主宾之间的关系等实际因素而确定。确定接待规格要适当,涉外接待的规格应严格按有关外事接待的规定执行。

3、接待内容

庆典接待活动的内容包括接送站、住宿安排、宴会、参观、翻译服务、观看电影和文艺演出、参观游览、联欢娱乐、回程等。接待内容的安排应遵守整个庆典的整体情况,有利于参与者的休息和调整,使庆典轻松,节奏合理,也可以为庆典营造轻松和谐的氛围。

4、接待日程

接待日程安排应在庆典日程安排的整体安排中加以考虑,并反映在庆典日程安排中,以便参与者可以理解和掌握。

5、接待责任

接待责任是指庆典期间各种接待工作的负责部门和人员的具体职责。接待的责任必须分解并落实到人,如有必要,可以成立一个特别工作组,可以设置诸如签到组、观光组和票务组之类的工作组来负责参与者的接送、签到、观光旅行、票务联系和其它工作。

6、接待经费

庆典的接待经费是整个庆典活动经费的构成部分,主要是安排参加对象的食宿和交通的费用,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出。

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