新品发布会策划的具体事项

新品发布会策划的具体事项蛮多的,从发布会各个环节的构成,到嘉宾的邀约与确定,以及新品发布会的整条宣传线喝资源落地线都要做到细致谨慎处理,只有把这些内容都考虑得周全且认真执行好,此次新品发布会的筹办就基本准备完毕了,也才能实现预期的效果。

我们考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后,包括3个核心和两条线:发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾、发布会宣传线和发布会资源落地线,此次发布会的筹办就基本准备完毕了。

一、发布会环节构成

常见的环节可能有以下几个部分:领导开场介绍、核心产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。根据整个发布会的规模、资源优势以及侧重,一场发布会可以是由其中的一个或者某几个环节构成。

1、设置发布会环节注意事项

a、最需要考虑的是如何巧妙地介绍自身产品;

b、需要考虑发布会的亮点;

c、发布会环节不宜过长,环节需要有所侧重。发布会整体时长最好控制在4小时以内,否则时间太长,台下观众的注意力也不会太集中,观众容易流失,而且时间太长,主办方需要考虑是否给参会人员供餐,从而增加发布会的复杂度和成本。在一些重要环节上可以设置较多时间,对于不太重要的环节,10-15分钟点到为止即可。

最终,将发布会的环节确定后,制成一个发布会流程表,分别是什么环节,该表可以用于当天的环节控制,也可以用于通知参会人员当天活动安排。

二、发布会嘉宾

发布会嘉宾的重要性不言而喻。如果一场发布会,有足够重量的大咖出席,绝对可以令这场发布会增色不少。往往有很多参会观众,也是冲着活动嘉宾的分享来的。

常见的发布会嘉宾可以分为两种,一种是行业领袖,另一种是明星人物。行业领袖,一般也就是行业内顶尖影响力的人物,这些嘉宾的分享,往往能提高发布会的层次和含金量。而明星人物的出席,则会非常大地提高发布会人气。不过综合成本与效果来看,一般请行业领袖,往往影响更聚焦,效果会更好。

挑选活动嘉宾时,第一个要注意嘉宾本身的形象内涵与此次发布会的整体搭配,从而达到相得益彰的效果。第二个,需要注意一次多邀请几个备选嘉宾。因为一次发布会往往准备时间较长,不排除有的嘉宾因时间冲突,无法正常出席。所以一定要准备好嘉宾备选方案。非常时机,男二号也是可以充当男主角的。

三、发布会宣传线

想让发布会的影响力更大,宣传工作尤为重要。按发布会宣传节奏一般分为预热期、举办期和延续期,基本上也就是会前、会中和会后环节。确立发布会宣传的时候,我们首先要了解此次召开发布会召开的目的和背景,此次参会人员的特点和痛点,从而定下整体传播策略,这个策略可以与发布会主题完全一致,也可以是在发布会主题基础上做的一些延伸。

1、预热期宣传(发布会正式召开的前一周)

所有的宣传活动,都分为线上宣传、线下宣传或者二者的结合。预热期的宣传也是这样的,而为了达到四两拨千斤的效果,预热期更侧重线上宣传。常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、倒计时海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。

2、举办期宣传(发布会召开前后三天进行,包括发布召开倒数第一天,发布会举办当天和发布会结束后第一天。)

这个期间主要的宣传侧重点,就是流露部分发布会的重要看点内容。因为之前有了预热期的铺垫,整个发布会的参会人数也有基本保证。举办期常见的宣传方式有大咖站台宣传、视频宣传、直播宣传等。

a、大咖站台宣传:指的就是此次参会嘉宾,为发布会做出的站台宣传,可以是简短的视频的形式,也可以是创意人物海报的形式。

b、视频宣传:指的是此次发布会中,有关新品介绍的视频,可以提前在各个渠道进行宣传。

c、直播宣传:发布会的场地往往有限,但是直播却能将发布会的影响范围延伸扩大,让那些不能到达现场的观众,也能同步欣赏发布会。

3、延续期宣传(在发布会结束后的一周内继续宣传,主要进行3方面的宣传)

a、宣传发布会通稿,在各大媒体网站进行宣传。

b、邀约一些KOL(意见领袖)进行写稿,分享对发布会的思考,俗称KOL的软广。

c、邀请一些记者报道,对公司或者负责人进行专访和深度报道,揭秘一些公司发布会背后的精彩内容。

需要注意的是,发布会通稿往往是在发布会开始前就准备好的内容,突出了此次活动亮点以及一些嘉宾精彩发言,用于再次传播发布会的精神内涵。

对KOL进行约稿,一般都会找一些与产品匹配度比较高,且参加过发布会的KOL,进行各种维度的约稿,让其以行业观察者或用户的身份对公司新品进行一次宣传。

四、发布会资源落地线

发布会资源的落地,主要分为3类,人的准备、物料的准备和场地的准备。

1、人的准备

a、参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会。

b、参加此次发布会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次发布会的参与人数。

c、活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证发布会活动的顺利召开。

嘉宾的确定,往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,最好能有专人维护对接,直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。发布会观众的招募,也需要在策划发布会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,最好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。发布会工作人员的确定,需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人,专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。

2、物料的准备

a、发布会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等。

b、发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。

因为这些物料都需要一定的制作周期,比如视频,需要经历脚本文案的确定,拍摄,剪辑,最终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选,打样,批量制作,运送等过程。每一种物料的确认,一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长,物料准备的截止时间,就是预热期结束时,也就是说,发布会前一天,所有的物料,必须全部准备到位。

3、场地的准备

a、策划发布会阶段,需要挑选合适的活动场地。

b、发布会召开前夕,发布会现场需要布置完毕。

常见的发布会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比最合适的场地。在布置发布会现场时,需要提前设计布置方案,合理规划发布会现场的各个区域,包括检票区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等,还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。

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