招商会后不可忽视的工作

招商大会开始前要邀请客户、找到会议场地、进行活动策划、迎接与会人员,并在招商会议期间做好会议接待服务、合同签订等方面的工作,但在会议之后,这并不意味着活动已完成,还需要安排好会议费用结算、送别参会人员、安排暂留人员以及把握好送站时间等工作。

招商大会本身的召开是一件繁琐而复杂的事情,会议之前有必要邀请客户、找到会议场地、进行活动策划、迎接与会人员,并在招商会议期间做好会议接待服务、合同签订等方面的工作,但在会议之后,这并不意味着活动已完成,还需要安排好会议费用结算、送别参会人员、安排暂留人员以及把握好送站时间等工作。

1、会议费用结算

在会议的组织过程中,直到会议结束之前需要结算和支付的费用有很多,包括会议场地的租金、设备租金、食宿费用以及人员劳务费用。会议结束后,要安排专职财会人员来处理这项工作。支付会议费时,应清理核对帐目,并妥善保管有关帐单、合同和帐目,以免造成混乱和损失,如果参与者需要发票,则可以开具正式发票,同时协助酒店处理参与者的退房手续。

2、送别参会人员

安排专门的工作人员欢送与会人员离开会场外和酒店。对于普通与会者,可以安排礼仪小姐或工作人员送行,对于具有特殊身份的与会者,应安排同等身份的人员送行。送行时还要充分注意礼节,并向另一方致以诚挚的告别。

3、安排暂留人员

由于各种原因,一些人在会议后暂时不会离开,组织者需要继续做好服务,妥善安排住宿、饮食和旅行。暂留人员中可能有一部分是非本地人员,可能会需要旅行或购物,会议组织者应适当提供必要的协助。临时工作人员中有一部分是会议工作人员,由于善后工作而需要留在那儿,应安排合理的费用,并应尽快完成所有工作。

4、送站时间把握

送站服务不同于登记入住时间,会议结束后人员离会往往比较集中,如果是大型会议,则会需要在短时间内安排大量车辆发送到车站,因此,会议组织者应提前安排足够的车辆和人员服务。如果场地距离机场或车站较远,为了满足需要,可以安排大型巴士集中运输。会议人员在送往车站前,可根据门票预订情况合理分配车辆和运输能力,以确保与会人员能够及时到达车站或机场,避免行程延误。

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