会议展览规划安排

会议展览服务的过程从来不是一蹴而就的,在规划安排上要注意会议展览预算、住宿安排、设备租赁、会议展览邀请和出席登记四个方面。

会议展览服务的过程从来不是一蹴而就的,在规划安排上要注意会议展览预算、住宿安排、设备租赁、会议邀请和出席登记四个方面。

一、会议展览预算

1、运输成本:包括航班、铁路、公路、客船,以及从目的站、机场、码头到住宿的运输。

2、会议室/大厅费用、会议场地租金、会议设施租金、会议场地布置费及其他配套费用。

3、住宿费和会议展览的餐饮费。

二、住宿安排

1、正常的住宿费不仅与酒店的星级标准和房型有关,还与客房开放的服务项目有关,会议展览组织者应明确酒店关闭或开放的服务项目和范围。

2、根据会议展览的复杂性,会议展览的餐饮安排也不尽相同。简言之,会议展览涉及的膳食包括早餐、中餐和午餐、饮料和服务费以及会议场所的茶歇。

三、设备租赁

视听设备的成本通常可以忽略不计,除非是在室外进行。如果是效果需要视听设备的,要考虑设备本身的租赁成本,设备的运输、安装调试及控制技术人员的支持费用。

四、会议邀请及签到登记

1、会议展览邀请:作为组织者,邀请方式非常重要,一般包括信息发布、回执处理和确认通知、信息发布、回执和确认通知几个程序。

2、会议展览签到:对于大型会议展览,要有必要的流程和准备工作——收据统计表、签到表、指导和协助人员、住宿酒店准确的房间号和房间号、房间分配表、钥匙、小信封(含房间钥匙)标明入住者姓名和房间号,在酒店线路说明、会议(展览)说明、会议(展览)详细日程安排、检查路线和参与方式、酒店功能开闭幕说明和支付标准等方面比较明显,回程订票及确认,符合交通使用及缴费标准等,如有可能,尽量用电脑办理入住手续。

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