活动策划签订的酒店场地要注意什么

活动策划必定要和酒店签定会议合同,其中需要注意时刻、优惠、价格、支付、违约、费用、活动异常状况等细节。

活动策划必定要和酒店签定会议合同,其中需要注意以下细节:

1、时刻

仔细核对活动的进场、散场时刻是否与活动方案时间点有冲突,如有住宿需求,还需清楚退房时刻与活动结束的时间问题,可与酒店协商会场或客房的预留时间和退房时间。

2、优惠

一般酒店会根据活动所需场地规格推出系列优惠套餐,可与酒店确认优惠套餐,争取活动最优价。

3、价格

已经预定好的活动场地或客房,不应该因为旺季客流量增加而更改价格,如遇到这种情况,可以按照已签订的合同要求酒店按合同办理。

4、支付

确定清楚具体的支付方式和支付流程,包括开票问题也要同步确认。

5、违约

签订合同时要把违约条款明细清楚,包括未满足客房数量或因为会议筹备工作导致延期、取消等问题,这些都要在签订合同时商讨清楚。

6、费用

在合同中,只要涉及到活动相关的费用都要尽可能的列明,防止“暗箱操作”。大到场所设备租借费用,小到停车费、纸笔费等都有尽可能的具体,防止不必要的开支和不透明的消费。

7、活动异常状况

做好活动异常预案,包括活动遇到其他状况导致会期延误或许提早闭会,或者有部分参会人员提前离场时,活动场所租借费用和房费怎么结算,这些都要提前做好预案。

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